To-do list, która pomaga w realizacji celów

To-do list, która pomaga w realizacji celów

Spisywanie to-do list cieszy się dużą popularnością i coraz więcej osób wykorzystuje je do organizacji codziennego życia. Jak przygotować listę to-do, żeby usprawnić realizację zadań? Odpowiedź w dzisiejszym tekście!

Po co Ci to-do list?

Być może zaglądasz do tego wpisu, bo widzisz, że wiele osób z takich list korzysta i Ty też byś chciał/a, ale nie wiesz, jak się za to zabrać.

To-do lists warto robić nie tylko dlatego, że wszyscy je robią. Szczerze mówiąc, to chyba najgorsze ze wszystkich uzasadnień. Poniżej znajdziesz dwa argumenty, które powinny Cię przekonać, że robienie list zadań ma sens:

1) Zrobienie listy oszczędza czas

Niektórzy rezygnują ze spisywania listy to-do tłumacząc się brakiem czasu. Ja też kilkukrotnie wpadłam w tę pułapkę. Może oszczędziłam 10 minut, które zajęłoby mi spisanie listy. Jednak później straciłam czas zastanawiając się, co jeszcze mam do zrobienia i od czego zacząć. Lista to-do staje się swego rodzaju drogowskazem, mapą, które pokazuje kolejnego kroki do pokonania. Praca staje się wydajniejsza, a Ty nie marnujesz przestrzeni w głowie na gdybanie się, co dalej.

kalendarz planner filiżanka do kawy szafirki to-do list lista

2) Co na papierze, to nie w głowie

Nasza pamięć robocza jest mocno ograniczona, dlatego trzymanie w niej każdego zadania do wykonania jest często nieskuteczne. Co więcej, powoduje to spowolnienie pracy czy nauki, a także pogarsza ich efekty. Jeśli podczas nauki do egzaminu będziesz myśleć o kolejnych rzeczach, które masz do zrobienia, gdy ją skończysz, niewiele zapamiętasz z przerabianego materiału. Nieprędko zaśniesz, kiedy w głowie masz gonitwę myśli i pojawiające się coraz to nowe zadania.

A wystarczy przed snem wziąć kartkę papieru i po prostu przelać na nią te wszystkie mniej lub bardziej istotne sprawy. Warto to robić nie tylko wieczorem, ale również przed weekendem czy dłuższym wolnym np. świętami. Dzięki temu, będziesz mógł/mogła naprawdę skorzystać z odpoczynku.

kalendarz planner filiżanka do kawy szafirki to-do list lista

Jak zrobić listę to-do?

Moje powyższe argumenty zachęciły Cię do wypróbowania list to-do? A może znalazłeś/aś swoje dlaczego? Niezależnie od powodu czas na kolejny krok, czyli przygotowanie listy zadań.

Gdzie spisywać zadania?

Na to pytanie nie ma jednej jedynej odpowiedzi, bo to po prostu zależy od tego, co lubisz. Ja jestem fanką planowania na papierze, dlatego listy rzeczy do zrobienia zapisuję w kalendarzu. Możesz je też zapisywać w bullet journalu albo na pojedynczych kartkach. Niestety luźne kartki lubią się gubić, dlatego staraj się trzymać je np. przypięte w widocznym miejscem przy biurku.

Alternatywą dla papieru są oczywiście wszelkie aplikacje typu Notion, Todoist czy kalendarze i plannery w wersji digital. Pozwalają one na łatwe przenoszenie zadań z dnia na dzień bez zbędnego kreślenia. Wygodniej jest je mieć przy sobie np. w telefonie. Ostatecznie i tak sam/a musisz wybrać, która opcja sprawdzi się u Ciebie najlepiej.

kalendarz planner filiżanka do kawy szafirki to-do list lista

Co zapisywać na liście to-do?

Nie jestem fanką spisywania na takich listach każdej, nawet najmniejszej rzeczy. Najczęściej taka długa lista to-do straszy i zniechęca do działania. Wydaje się niemożliwa do realizacji. Warto zapisywać tylko to, co jest ważne; o czym nie możesz zapomnieć; czego nie da się zrobić szybko od razu.

Na moich listach to-do najczęściej znajdują się zadania związane ze studiami, publikacją treści na blogu i na instagramie clanestina.pofrancusku, a także z przygotowywaniem materiałów do Newslettera po francusku i na zajęcia, które prowadzę. Jeśli łapię się na zadaniach, które odwlekam w nieskończoność, również dopisuję je na listę, żeby wreszcie je odhaczyć.

Unikam jednak sztucznego wydłużania listy, żeby tylko na siłę udawać, że robię więcej odhaczając kolejne, często nieistotne, zadania.

kalendarz planner filiżanka do kawy szafirki to-do list lista

To-do list krok po kroku

1. Zacznij od burzy mózgu np. w niedzielny wieczór, podczas której wypiszesz z głowy wszystko, co masz do zrobienia. Przejrzyj też kalendarz i zwróć uwagę na zbliżające się deadline’y na studiach, w pracy itd. Wybierz wszystkie czynności, które musisz wykonać w najbliższym tygodniu i te, które są rzeczywiście warte zapisania na liście.

2. Wybrane czynności przyporządkuj do poszczególnych dni biorąc pod uwagę pracę, zajęcia i wszystkie inne wydarzenia. Pamiętaj, że zadanie zadaniu nierówne: jedna rzecz zajmie Ci 5 minut, zaś inna 2 godziny. Każda z nich będzie taką samą kropką na liście, ale już czas ich wykonania niekoniecznie. W takiej sytuacji możesz rozbić duże rzeczy np. pisanie eseju na kilka mniejszych: szukanie źródeł, przygotowanie planu, pisanie poszczególnych części itp. Unikniesz w ten sposób przeładowania swojej listy.

3. Na koniec wybierz czynności priorytetowe na dany dzień i to od nich zacznij. Dla mnie priorytety to wszystkie rzeczy, które muszą być zrobione choćby się waliło i paliło. Nie przesadzaj jednak z ilością priorytetów każdego dnia i zawsze staraj się zostawić margines na momenty, gdy coś Ci wypadnie albo wykonanie jednej z rzeczy potrwa dłużej niż przewidujesz.

kalendarz planner filiżanka do kawy szafirki to-do list lista

Planning fallacy, czyli nie przesadź z optymizmem

Na koniec chciałabym Cię ostrzec przed pułapką zwaną planning fallacy. Nazwę tego zjawiska możemy wolno tłumaczyć jako złudzenie planowania. Mówi ono o tym, że marnie sobie radzimy z oszacowywaniem czasu potrzebnego na wykonanie poszczególnych czynności.

Wynika to z dwóch rzeczy: po pierwsze z tego, że jesteśmy zbytnimi optymistami i optymistkami, jeśli chodzi o planowanie. Nie bierzemy pod uwagę przeszkód i tego, co może po drodze pójść nie tak. Pewnie dobrze znacie sytuacje, w których w niedzielę planowaliście zrobienie 100 rzeczy w ciągu dnia, a poniedziałkowa rzeczywistość mocno to zweryfikowała.  Po drugie, nasze wspomnienia są mocno zniekształcone, jeśli chodzi o czas. Dlatego kiedy myślimy o jakiejś czynności wykonanej w przeszłości wydaje nam się, że zajęła nam ona mniej czasu niż miało to miejsce w rzeczywistości.

Żeby uniknąć zbyt optymistycznego planowania najlepiej jest obserwować i zapisywać czas, jaki zajęło nam skończenie danej rzeczy. Przygotowywałaś/eś pracę? Zapisz w plannerze, ile Ci na tym spędziłaś/eś i skorzystaj z tej informacji przy kolejnym planowaniu. Choć na początku mierzenie czasu będzie żmudne i nudne, efekty na pewno Cię zachęcą do wykorzystywania tej wiedzy. Dzięki temu uda Ci się tak spisywać listy to-do, żeby być w stanie je zrealizować.

Na koniec mogę napisać już tylko jedno:

próbuj, testuj, spisuj, kreśl i szukaj swoich idealnych to-do lists.

kalendarz planner filiżanka do kawy szafirki to-do list lista



Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *